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Von der Draisine bis zum TGV – warum Sie Excel gegen SharePoint austauschen sollten

Von der Draisine bis zum TGV – warum Sie Excel gegen SharePoint austauschen sollten

22/11/2019

Sie können zur Bearbeitung in Excel-Tabellen angehängt werden. Es ist offensichtlich – ein Werkzeug, das jedem zur Verfügung steht und so lange genutzt wird, dass wahrscheinlich niemand sagen konnte, wann er zum ersten Mal damit in Kontakt kam. Wenn wir darüber nachdenken, wie man Daten in einem Unternehmen organisiert, wählen wir dieses Programm fast automatisch. Zu Recht?

Schwieriger Abschied

Es ist nicht einfach, die Werkzeuge, an die wir gewohnt sind, zu ersetzen, auch wenn sie nicht immer wirksam sind. Wenn Sie immer im Dateiordner-Mail-System gearbeitet und Daten in die Tabelle eingegeben haben, ist es schwer vorstellbar, dass Sie anders arbeiten können.

Krzysztof, unser Verkaufsleiter, schrieb darüber in seinem Blog:

Ich weiß, wie schwer es für dich ist, dich von Excel-Dateien zu trennen. Im Ernst! Ich habe es viele Male getan, und das Schema ist so ähnlich:

– Wir haben genügend Arbeit (Prozesse) auf Basis von Excel-Tabellen. Wir wollen etwas Besseres!

– OKAY. Nach der Analyse Ihres Prozesses haben wir diese Lösung: Keine Excel-Tabellen

– Hmm. Interessant, aber ich weiß nicht, ob er es verstehen wird, vielleicht etwas anderes?

– OKAY. Wir können es ein wenig anders machen: Keine Excel-Tabellen

– Und Sie konnten es nicht auf der Grundlage einer anderen Excel-Tabelle tun?

– Aber es sollte etwas Besseres geben.

– …

– Wir haben genügend Arbeit (Prozesse) auf Basis von Excel-Tabellen. Wir wollen etwas Besseres!

– …

Kennst du diese Art von Situation? Genau. Die Nachteile von Excel sind für viele Unternehmer klar, aber sie finden es schwierig, sich von diesem Tool zu trennen.

Excel – Gewinn- und Verlustrechnung

Warum also aufgeben? Nun, manchmal lohnt es sich, bekannte Systeme im Namen besserer Arbeitsbedingungen aufzugeben. Wir können klassisch anfangen – wie in Excel, schreiben wir das Für und Wider dieser Lösung.

Beginnen wir mit den Vorteilen – warum Excel verwenden?

  • Erstens – Allgemeingültigkeit. Microsoft Office befindet Sich auf jedem Firmencomputer. Jede Art von Büroarbeit basiert auf der Microsoft Office Suite, also wenn wir irgendwelche Daten erfassen oder im Team daran arbeiten müssen, wählen wir nahezu automatisch Excel.
  • Zweitens – Excel-Funktionen sind etwas, das wir bereits in den meisten Grundkursen lernen. Dies ist eine Art Grundlage für die Arbeit im Büro und für einige Aufgaben ist es sicherlich ausreichend. Datenanalysen? Einfache Listen? Angebote vergleichen? Es funktioniert hier großartig.
  • Drittens – Transparenz. Excel bietet Ihnen die Möglichkeit, eine übersichtliche, lesbare Tabelle zu erstellen. Und wie kann man Daten besser präsentieren als mit einer Tabelle?

Nachteile von Excel

Und doch geben einige Unternehmen Excel auf! Warum?

  • Teil der Unordnung, die in den Daten entstehen kann. Eine Person im Unternehmen erstellt und aktualisiert die Excel-Datei. Sie schickt es an jemand anderen, aber neue Daten kommen bald. Sie müssen sie in die Datei aufnehmen, aktualisieren und dann…. erneut senden. Die Versionen des Dokuments vervielfachen sich, die Namen sind so ähnlich…. schließlich ist nicht bekannt, was aktuell ist. Sauerei? Du kannst dich nicht verstecken.
  • Noch etwas anderes? Drucken. Dies ist natürlich nicht immer notwendig, aber die Archive des Unternehmens sind in der Regel Ordner voller Papierdokumente. Schwierig zu verwalten und zu pflegen.
  • Das Teamwork!  Ja, es bietet die Möglichkeit, das Dokument zu modifizieren und Daten auf vielfältige Weise zu sammeln, ist aber dennoch ein Werkzeug für die Ein-Mann-Arbeit. Wenn wir Daten aus unserem Projekt in einer Datei sammeln, würden wir es vorziehen, alle Änderungen zu sehen und den Inhalt zu kontrollieren. Die Tragweite von Excel schränkt diese Möglichkeiten ein.

Und vor allem: Excel-Funktionen lassen sich leicht auf andere, viel intuitivere Werkzeuge übertragen. Und das ist es, was wir tun.

Wie macht man das?

Wir beschäftigen uns seit Jahren mit IT-Lösungen für Büros und wissen genau, welche Lösungen für ein bestimmtes Unternehmen am besten geeignet sind. Wir müssen jedoch nicht die Arbeit des Kunden unterbrechen und ihn an die von uns implementierten Tools zu gewöhnen.

Lasst Krzysztof noch einmal sprechen:

Deshalb haben wir kürzlich beschlossen, das Prinzip der kleinen Schritte einzuführen:

  1. Erstens: Wir konzentrieren uns auf die Implementierung der Lösung der maximalen Automatisierung von vorhandenem Excel und entwerfen die Details der Ziellösung.
  2. Im nächsten Schritt bleiben wir bei Excel, schreiben aber z.B. die APS.NET MVC-Anwendung.
  3. Der nächste Schritt besteht darin, der ASP.NET MVC-Anwendung einen administrativen Teil hinzuzufügen.
  4. Übertragung der Datenbank von Excel nach SQL.
  5. Implementierung von Zusatzmodulen, z.B. Reporting.
  6. Erweiterung um zusätzliche Funktionalitäten.

Es stellte sich heraus, dass der schrittweise Übergang von Excel zu modernen Tools von Vialutions von unseren Kunden viel besser akzeptiert bzw. angenommen wird. Es bietet auch bessere Möglichkeiten, Arbeit und Ideen zu überprüfen, da sich der Implementierungsprozess im Laufe der Zeit verlängert.

Wir könnten lange darüber sprechen, warum es sich lohnt, Excel hinter sich zu lassen und nach etwas zu suchen, das besser auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Vielleicht reden wir darüber?

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