vWork für SharePoint ist ein innovatives Tool um Arbeitszeiten innerhalb von Projekten zu erfassen. Der zweistufige Freigabeprozess unterscheidet sich zwischen dem Projektleiter und der Buchhaltung / Personalabteilung. Der Projektleiter sieht seine eigenen Projekte und die dem Projekt zugeteilten Mitarbeiter. Die Buchhaltung/Personalabteilung sieht dagegen alle Projekte und alle zugeteilten Mitarbeiter. Eine Generierung von Berichten ist je nach Ebene (Mitarbeiter, Projektleitung, Buchhaltung) möglich.
Mitarbeiter können in vWork die ihnen zugewiesenen Projekte einsehen und annehmen sowie einen Start- und Endpunkt für den jeweiligen Arbeitstyp festlegen. Nach dem Speichern wird das Element mit dem Status “ausstehend” angezeigt.
Der Kalender mit den Arbeitsstunden auf der rechten Seite zeigt je nach Anzahl der definierten Stunden den Status grün (8 Stunden), gelb (weniger als 8 Stunden) oder rot (mehr als 8 Stunden). Der Projektleiter kann die Stunden des einzelnen Mitarbeiters anschließend freigeben oder ablehnen. So kann der Mitarbeiter dann mit dem Projekt starten oder seine Angaben der Stunden überarbeiten.
Projektleiter können in vWork jederzeit aktuelle Wochen- oder Monatsberichte erstellen. Die Buchhaltung kann sich einen Bericht aller Projekte für den gewünschten Monat erstellen lassen.
Das Eintragen von Arbeitszeiten ist einfach gehalten:
Das Projekt wird ausgewählt, für welches die Zeit notiert werden soll, gefolgt von der Art der erbrachten Arbeit und der Anfangszeit.
Die “bis” Zeit wird automatisch mit der für den Arbeitstag verbleibenden Restzeit aufgefüllt:
Wenn die Arbeitszeit des Mitarbeiters mit acht Stunden hinterlegt ist, wird “bis” des ersten Eintrags automatisch auf “von” + acht Stunden gesetzt.
Falls diese Annahme aber abweicht, kann diese direkt im nächsten Feld angepasst werden.
Genommene Pausenzeiten können auch eingetragen werden und werden automatisch von der Summe der Arbeitsstunden abgezogen.
Zum Abschluss noch eine kurze Anmerkung oder Notizen zum Verlauf und dann speichern.
Weiterhin ist es auch möglich, Einträge für mehrere Tage auf einmal anzulegen, zB für die Urlaubszeit oder einfach Projekte, die mit festen Zeiten ohne Bedarf an viel Details geführt werden können.
In der Wochenansicht hat man schnell den Überblick, ob man in einer bestimmten Woche Überstunden angesammelt hat oder u.U. etwas nacharbeiten muss.
Ebenfalls lässt sich hier leicht sehen, wie sich die erbrachte Zeit auf Projekte und Aufgaben verteilt.
Ähnlich der Wochenansicht hat man mit der Monatsansicht schnell den Überblick für einen ganzen Monat.
Im Adminbereich können Berechtigungsebenen festgelegt werden.
Je nach Berechtigungsebene können Mitarbeiter in vWork weitere Mitarbeiter, Kunden, Unternehmen oder Projekte hinzufügen und mit Details zu dem jeweiligen Typ versehen.