Öle sind in einer Autoteilefabrik eine der wichtigsten Ressourcen. Sie sind nicht nur in den Produktionslinien unverzichtbar, sondern auch bei der Wartung und Reparatur von Maschinen. Kein Wunder also, dass die Aufrechterhaltung des ordnungsgemäßen Zustands der Öle und deren Verwaltung durch entsprechende Verfahren eine wichtige Angelegenheit ist.
Wie kann man den Prozess so effizient wie möglich gestalten? Die Antwort ist einfach – durch die Automatisierung der Produktion und eine optimale, auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnittene Lagerverwaltungsanwendung.
Im Toyota-Werk wurde die Lagerverwaltung auf eine Weise durchgeführt, die sich im Laufe der Jahre nicht geändert hat. Das ist nicht weiter verwunderlich – wenn eine Methode viele Jahre lang funktioniert, erscheint ihre Änderung nicht besonders dringend. Außerdem werden routinemäßige Änderungen schwieriger, wenn ein Unternehmen wächst.
Das Toyota-Öllager wurde mit analogen Lösungen verwaltet – mit Tafeln, auf denen die Mitarbeiter manuell markierten, wie viele Fässer Öl in welchem Regal standen und welche ausgegeben wurden.
In diesem Fall besteht der erste Schritt immer darin, die Probleme des Kunden zu identifizieren. In der Toyota-Fabrik waren das die schwierigsten Faktoren:
Geringe Transparenz
Es war schwierig, aktuelle und eindeutige Informationen über die Anzahl der Fässer eines bestimmten Öls im Lager zu erhalten. Daher war es kaum möglich vorherzusagen, wie lange die bereits auf Lager befindliche Ölmenge reichen würde und wann Nachschub geliefert werden musste.
Unklares System der Kennzeichnung der ausgegebenen Fässer
Die Tafel mit den Schiebeelementen zur Kennzeichnung der einzelnen Ölbehälter war nicht immer leicht zu bedienen. Sie bestand aus einer bestimmten Anzahl von Spalten, die die Fächer symbolisierten, so dass sie erweitert werden musste, wenn eine neue Ölsorte im Lager auftauchte. Es war auch nicht sehr bequem, die Fässer von innen aus den “Regalen” zu entfernen – die gesamte Struktur war groß, und die Aktualisierung des Bestands auf diese Weise war mühsam.
Wir haben mit unserer Applikation die von den Mitarbeitern bisher verwendeten Tafeln in einer modernisierten, interaktiven Version abgebildet.
Der Fernseher
Zunächst haben wir die Sichtbarkeit des Lagerbestands verbessert. Von nun an kann der gesamte Lagerbestand auf einem für alle Mitarbeiter sichtbaren Bildschirm eingesehen werden.
Der Scanner
Die Applikation unterstützt einen Scanner. Dadurch wird das Risiko einer falschen Kennzeichnung der Fässer verringert. Ein Mitarbeiter muss nur noch eine Nummer einscannen und die Anwendung verknüpft diese mit der richtigen Ölsorte.
Kompetenzen der Mitarbeiter
Der jeweilige Mitarbeiter kann in der App alle Tätigkeiten dokumentieren, die er im Lager ausführt – Anlieferung von Fässern im Lager, Umlagerung in andere Regale, Kommissionierung. Die Anwendung sorgt auch dafür, dass zuerst die unteren Regale geleert werden und erst dann die Regale, zu denen der Gabelstapler benötigt wird. Im System können auch die Mindestmenge an Öl im Lager und die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter angegeben werden, die bei Erreichen dieses Standes benachrichtigt werden sollen. Auf diese Weise ist es möglich, die Bestände rechtzeitig aufzufüllen, ohne dass die Gefahr besteht, dass das benötigte Öl ausgeht.
Die Zuständigkeiten des Administrators
Wenn alle Faktoren ordnungsgemäß konfiguriert wurden – alle Öle haben ihre zugewiesenen Nummern, die Mailinglisten mit den Warnungen über das Ende der Rohstoffbestände wurden aktualisiert -, wird das System vom Administrator überwacht, der sich zusätzlich mit einem Passwort anmeldet. Er kann auch Vorgänge durchführen, die für normale Benutzer unzugänglich sind:
Somit konnten wir Toyota ein transparentes Lagersystem an die Hand geben, sowie die einfache Kontrolle darüber, wie die Schichten aussahen und wer sie gemacht hat und zusätzlich Warnungen über eventuelle Engpässe im Lager, die an die richtigen Mitarbeiter weitergeleitet werden.