Wenn Unternehmen Arbeitsprozesse in einer Produktionsstätte optimieren wollen, ergibt es Sinn, Vorschläge zur Verbesserung von den Menschen einzuholen, die der Produktion am nächsten stehen: den Mitarbeitern. Immer mehr Firmen ermuntern ihre Mitarbeiter dazu, sich mit Ideen und Vorschlägen einzubringen. Viele verwenden dabei Kaizen, eine arbeitsverbessernde Methode aus Japan.
Für unseren Kunden Toyota im Motorenwerk in Waldenburg in Polen haben wir vKaizen entwickelt, eine digitale Lösung, welche es ermöglicht, Management- und Produktionsprozesse auf jeder Ebene einfach und intuitiv zu verbessern und auszubauen.
Die Regeln für Kaizen sind denkbar einfach: Jeder im Unternehmen versucht, Arbeitsprozesse und Workflows zu optimieren. Da jeder Mitarbeiter seine eigenen Arbeitsabläufe am besten kennt, kann dieser auch am ehesten sinnvolle Vorschläge zur Verbesserung einreichen. Nach Kaizen arbeitet jeder Mitarbeiter bewusst und sucht nach Möglichkeiten, die seinen Arbeitsablauf und damit die gesamte Produktion zu verbessern.
So arbeitet z.B. das Werk von Toyota Motor Manufacturing Poland in Wałbrzych. Die Mitarbeiter geben Anmerkungen und (Reparatur-) Vorschläge an ihre Vorgesetzten weiter, die deren Gültigkeit und die Möglichkeit der Einführung bewerten. Angenommenen Änderungen werden umgesetzt und eingeführt.
Wie effektiv ist diese Methode? Der gesamte Prozess basierte in der Vergangenheit auf Microsoft Excel-Sheets. Das bedeutete leider auch eine Verteilung auf viele Einzeldateien – und ein langes Annahmeverfahren für Vorschläge. Die Umsetzung der gemeldeten Änderungen war zwar effektiv, aber es brauchte viel Zeit und Arbeit.
Kaizen wäre für die Mitarbeiter wesentlich angenehmer und effizienter, wenn jeder im Unternehmen einen einfachen Zugang zu diesem Prozess bekäme. Jeder Mitarbeiter hätte die Übersicht, wer wann welche Verbesserung gemeldet hat, wie das Unternehmen diese bewertet und ob die vorgeschlagene Lösung eingeführt wurde und funktioniert. Das ist genau die Idee eines elektronischen Kaizen-Systems, die VIALUTIONS bei Toyota vorgeschlagen und umgesetzt hat.
Im Prinzip ist das Tool eine digitale Abbildung des Vorschlagswesens. Anstelle von Umfragen, Formularen oder Excel-Dateien steht den Mitarbeitern eine einfach zu bedienende App zur Verfügung. Das Einreichen von Änderungsvorschlägen erfolgt mit wenigen Klicks und durch Hinzufügen einer kurzen Beschreibung oder eines Fotos. Die Vorschläge können dann direkt im System diskutiert und der Status des Antrags nachverfolgt werden. Nachdem ein Vorschlag akzeptiert wurde, kann auch die weitere Umsetzung und Aufgabenverteilung im Tool erfolgen. Somit ist vKaizen eine Schnittstelle zur Verwaltung von Ideen und deren Umsetzung.
Innerhalb von eineinhalb Jahren wurde die durchschnittliche Bearbeitungszeit von sechs Wochen auf nur eine Woche reduziert. Die Mitarbeiter reichten zudem 18% mehr Vorschläge und Ideen ein. Inzwischen ist diese Lösung auf ein zweites Toyota-Werk in Polen ausgerollt und ein weiterer Toyota-Zulieferer erwägt die Einführung.
Jedes Unternehmen hat seine ganz eigene Arbeitsweise. Bewährte Lösungen zu haben ist gut, aber manchmal bewirken neuen Werkzeuge einen solchen Effizienzsprung wie bei Toyota: Die „Excel Kaizen“-Lösung funktionierte an sich schon gut. Durch die einfache und anwendungsfreundliche VIALUTIONS Lösung benutzen die Mitarbeiter Kaizen noch viel häufiger und intensiver.