Wenn Arbeitsprozesse in einer Produktionsstätte verbessert werden sollen, ergibt es Sinn, Vorschläge zur Verbesserung von den Menschen einzuholen, die der Produktion am nächsten stehen: den Mitarbeitern! Dafür haben wir vKaizen entwickelt – unsere Lösung für Toyota. Immer mehr Firmen ermuntern ihre Mitarbeiter dazu, sich mit Ideen und Vorschlägen einzubringen. Viele verwenden dabei Kaizen, eine arbeitsverbessernde Methode aus Japan.
Die Regeln für Kaizen sind denkbar einfach: Jeder im Unternehmen versucht, Arbeitsprozesse und Workflows zu optimieren. Da jeder Mitarbeiter seine eigenen Arbeitsabläufe am besten kennt, kann dieser auch am ehesten sinnvolle Vorschläge zur Verbesserung einreichen. Nach Kaizen arbeitet jeder Mitarbeiter bewusst und sucht nach Möglichkeiten, die seinen Arbeitsablauf und damit die gesamte Produktion zu verbessern.
So arbeitet z.B. das Werk von Toyota Motor Manufacturing Poland in Wałbrzych. Die Mitarbeiter geben Anmerkungen und (Reparatur-) Vorschläge an ihre Vorgesetzten weiter, die deren Gültigkeit und die Möglichkeit der Einführung bewerten. Angenommenen Änderungen werden umgesetzt und eingeführt.
Wie effektiv ist diese Methode? Der gesamte Prozess basierte in der Vergangenheit auf Microsoft Excel-Sheets. Das bedeutete leider auch eine Verteilung auf viele Einzeldateien – und ein langes Annahmeverfahren für Vorschläge. Die Umsetzung der gemeldeten Änderungen war zwar effektiv, aber es brauchte viel Zeit und Arbeit.
Kaizen wäre für die Mitarbeiter wesentlich angenehmer und effizienter, wenn jeder im Unternehmen einen einfachen Zugang zu diesem Prozess bekäme. Jeder Mitarbeiter hätte die Übersicht, wer wann welche Verbesserung gemeldet hat, wie das Unternehmen diese bewertet und ob die vorgeschlagene Lösung eingeführt wurde und funktioniert. Das ist genau die Idee eines elektronischen Kaizen-Systems, die VIALUTIONS bei Toyota vorgeschlagen und umgesetzt hat.
VIALUTIONS hat den Kaizen-Prozess direkt in das Intranet von Toyota implementiert. So gehen gemeldete Vorschläge, Probleme und Lösungen elektronisch und automatisch direkt an die Vorgesetzten und die Mitarbeiter können ihrer Meldungen jeder Phase nachverfolgen.
Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte. Deshalb können die Benutzer bei der elektronischen Kaizen-Lösung vor und nach der Verbesserung Bilder (z.B. Fotos) hinzufügen. So reicht ein Blick um die Änderungsvorschläge und Verbesserungen nachzuvollziehen.
Innerhalb von eineinhalb Jahren wurde die durchschnittliche Bearbeitungszeit von sechs Wochen auf nur eine Woche reduziert. Die Mitarbeiter reichten zudem 18% mehr Vorschläge und Ideen ein.
Jedes Unternehmen hat seine ganz eigene Arbeitsweise. Bewährte Lösungen zu haben ist gut, aber manchmal bewirken neuen Werkzeuge einen solchen Effizienzsprung wie bei Toyota: Die „Excel Kaizen“-Lösung funktionierte an sich schon gut. Durch die einfache und anwendungsfreundliche VIALUTIONS Lösung benutzen die Mitarbeiter Kaizen noch viel häufiger und intensiver.