Die Investment-Tochter eines großen deutschen Versicherungskonzerns ist führender Vermögensverwalter der Gruppe und Anbieter für alternative Aktienanlagen mit Schwerpunkt auf Investitionen in Private Equity, Infrastruktur und erneuerbare Energien mit verteilten Standorten (z.B. München, London, Luxemburg, New York, Singapur).
Um die täglich wachsende Anzahl von eingehenden E-Mails mit Rechnungen bewältigen zu können, sollte eine elektronischen Rechnungseingangsbearbeitung eingeführt werden. Gleichzeitig sollten Bearbeitungsabläufe (qualitativ wie quantitativ) optimiert und sowohl transparent als auch revisionssicher werden.
VIALUTIONS entwickelte das Rechnungsverwaltungssystem ´INAPS´ basierend auf ABBYY ´FlexiCapture´. INAPS liest Eingangsrechnungen ein, analysiert den Inhalt und legt sie dann auf Basis der extrahierten Metadaten strukturiert im Eingangsbuch in SharePoint ab. Gemäß den hinterlegten Rollen der Office-Group werden zuständige Mitarbeiter benachrichtigt und bearbeiten die Rechnung dann in der Web-Anwendung. Die nachfolgende Freigabe („Approval“) der Rechnungen kann u.a. einfach durch eine E-Mail an die Berechtigten („Approver“) erfolgen. Diese können innerhalb der (Standard-) E-Mail einfach (auch mehrstufig) freigeben bzw. ablehnen („Approve“ / „Reject“) und dies gegebenenfalls kommentieren. Die weitere Bearbeitung und Ablage erfolgt automatisch.
Jeder involvierte Mitarbeiter kann mobil, schnell, sicher und ganz einfach seine Aufgaben bearbeiten – und das völlig ohne Installation von zusätzlicher Client-Software. Der Stand aller Dokumente, Rechnungen und Protokolle sind jederzeit nachvollziehbar, aktuell und nach der Ablage revisionssicher.