CASEIS ist ein Asset-Servicing-Anbieter und eine Tochter von Credit Agricole und wurde von VIALUTIONS in den Bereichen IT–Administration und Dokumentenmanagement unterstützt.
CASEIS nutzt SharePoint als Intranet. SharePoint bietet diverse Tools und Anwendungen für die Verwaltung und Organisation von Dokumenten. Häufig führt gerade die Verwendung einer Vielzahl an Tools dazu, dass die gewachsene Dokumentenstruktur ungeordnet und unübersichtlich wird. Dies sorgt natürlich für Frust und Verzögerung bei Arbeitsprozessen. Unsere Herausforderung war es, die Dokumente zu vereinheitlichen und sinnvoll in eine Datenbank zu integrieren.
CACEIS baten uns daher um die Einführung eines einheitlichen Dokumentenmanagementsystems. Dabei unterstützen wir zunächst bei der Definierung der Anforderungen an Funktionalität und Design. Ein weiterer zu klärender Punkt war das Zugriffsmanagement. Nach dieser Vorarbeit kam die eigentliche Migration aller Dokument ein das neue System.
Auf der einen Seite war es CACEIS wichtig, dass die Dokumente übersichtlich gespeichert und verwaltet werden können. Auf der anderen Seite wünschte sich der Kunde eine Möglichkeit, um Inhalte im Team zu diskutieren. Dafür entwickelten wir ein Reviewtool: dieses ermöglicht es, Dateien an eine Gruppe von Personen weiterzuleiten. Diese können dann Feedback geben. Alle abgegebenen Kommentare, die Mitarbeiter in den Dokumenten abgegeben haben, sind für die freigegebene Gruppe einsehbar.
Die Migration einer großen Menge an Daten zu SharePoint sowie die Implementierung des DMS war ein langwieriger Prozess voller Herausforderungen. Zwar hat CACEIS ein großes Team von Entwicklern, doch die die Projektleitung und Koordination des Migrationsprozesses musste geplant und koordiniert werden: hierbei konnte VIALUTIONS mit Expertise und Knowhow unterstützen. Auch bei der Eröffnung einer neuen CACEIS Niederlassung in Frankfurt erstellten wir die IT Infrastruktur und übernahmen die IT Administration sowie die Migration.