Woran denken Sie, wenn Sie an einen gemeinsamen Ort in der Unternehmenszentrale denken? Vermutlich die Küche oder den Konferenzraum. Vermutlich denkt zunächst niemand an das Intranet. Nicht alle Unternehmen setzen solch eine Lösung ein, doch kann diese durchaus eine virtuelle Plattform sein, die Mitarbeiter verbindet und die Kommunikation und Zusammenarbeit erleichtert.
Das Intranet lässt sich am ehesten vergleichen mit einer Website oder Social-Networking-Plattform. Es ist eine Anwendung, auf die alle Mitarbeiter Zugriff haben. Obwohl das Layout oder der Inhalt variieren können, sind die Intranet Funktionen im Wesentlichen die gleichen: Sie ermöglichen die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern, das Sammeln und Organisieren von Dokumenten, Kontakte oder Schulungsunterlagen und vieles mehr.
Das Intranet ist ein hervorragendes Instrument, um den Mitarbeitern Informationsmaterial zur Verfügung zu stellen. Es lohnt sich sicherzustellen, dass das Layout klar ist und die Navigation auf der Intranetseite transparent ist. Wenn die darin abgelegten Dateien die Arbeit erleichtern sollen, sollte jeder Mitarbeiter sie leicht finden können. Die Suche nach den notwendigen Daten sollte nicht länger dauern als die Arbeit selbst.
Das Intranet funktioniert gut als Pinnwand 2.0. Ein gut sichtbares Lesezeichen mit Nachrichten ist für die Mitarbeiter sehr nützlich. Doch die Plattform kann auch ein Ort der Mitgestaltung sein. Wenn die Möglichkeiten da sind, dass Mitarbeiter verschiedene Arten von Dateien platzieren können, kann das Intranet ein Ort des Austauschs von Wissen und Erfahrung sein.
Wenn wir den Mitarbeitern bereits die Möglichkeit geben, Servicedokumente zu veröffentlichen, warum geben wir ihnen dann nicht einen Ort, an dem sie Themen diskutieren können, die mit der Arbeit zu tun haben? Im Intranet gibt es nicht nur Platz für Diskussionsgruppen, sondern auch für Lösungen, die ein Team leicht integrieren kann – zum Beispiel vGoal. Auch Dokumente zum Onboarding neuer Mitarbeiter können übersichtlich und schnell auffindbar hinterlegt werden.
Die oben genannten Vorteile haben ein gemeinsames Ziel: den Kontakt und den Austausch zwischen Mitarbeitern zu fördern. Deshalb ist es wichtig, interessante, nützliche und aktuelle Inhalte zu veröffentlichen. Vor allem aber sollte das Intranet auch nutzerfreundlich sein.
Es ergibt keinen Sinn, die Benutzer mit zu vielen unübersichtlichen Informationen zu überfordern. Um ein Intranet einfach zu gestalten, sollte eine benutzerfreundliche Oberfläche, eine einfache Navigation und geeignete Plugins bereitgestellt werden. Die Frage ist – welche Art von Plugins braucht ein Unternehmen? Dies ist eine Frage für Spezialisten und wir helfen Ihnen gerne bei der Auswahl der richtigen Plugins oder Tools oder entwickeln diese für Sie.