Standardlösung oder Individualsoftware- diese Frage stellt sich den meisten Unternehmen im Digitalisierungsprozess. Wir beleuchten in diesem Beitrag das Thema genauer und zeigen Vorteile von individueller Software auf.
Der Begriff Digitalisierung meint im Grundsatz den Wandel vom Analogen ins Digitale. Dabei stehen Unternehmen häufig vor großen Herausforderungen, denn sie durchlaufen nicht nur technische Prozesse wie beispielsweise die Umstellung von Akten auf digitale Dokumente. Digitalisierung steht auch für einen ganzheitlichen Wandel sowie innovatives und agiles Umdenken. Es rücken Themen in den Vordergrund wie intelligente Vernetzung, IT Security und leistungsfähige Dateninfrastruktur.
Im Rahmen dieses Prozesses wird nicht nur ein Umdenken in den Köpfen nötig, Mitarbeiter müssen auch auf entsprechende Tools und Anwendungen Zugriff erhalten. Der Prozess der Digitalisierung kann nur dann erfolgreich sein, wenn die passenden Programme mit genau den benötigten Funktionen zur Verfügung stehen, die der einzelne Mitarbeiter benötigt, um seine Arbeit effektiv erledigen zu können.
Es gibt eine Vielzahl von Softwarelösungen für Unternehmen, die mehr oder weniger unkompliziert zu implementieren sind. Oft ist die organisch gewachsene IT Infrastruktur bei Unternehmen jedoch so individuell, dass eine Standardlösung nicht alle Anforderungen abbilden kann.
Bei Standardsoftware handelt es sich im Prinzip um ein Massenprodukt aus der Schublade, welches kaum oder gar nicht an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden kann. Standardsoftware wie beispielsweise Microsoft Word oder Excel werden in den meisten Unternehmen genutzt. Solche Lösungen wurden für eine Vielzahl an Kunden entwickelt und decken die meisten benötigten Funktionen ab. Dennoch wird eine Standardlösung nie alle Bedürfnisse aller Unternehmen abdecken können.
Individuelle Lösungen sind von Beginn an passgenau auf den jeweiligen Geschäftsprozess und die Anforderungen des Unternehmens angepasst und kann auch bei Veränderungen in den Prozessen weiterentwickelt werden. Oftmals scheinen die Kosten für ein individuelles Softwareprojekt zwar höher als für den Kauf einer Standardlösung, doch man sollte bei der Kalkulation nicht vergessen, dass dieser finanzielle Aufwand planbar ist und einmalig anfällt und man zudem unabhängig ist von teuren Lizenzmodellen.
Es gibt eine schier unüberschaubare Vielzahl an Software, Applikationen und Tools auf dem Markt. Doch jedes Unternehmen ist anders, hat unterschiedliche Zielsetzungen und Bedürfnisse. Daher kann eine individuelle Lösung durchaus die bessere Wahl sein. Auch wenn auf den ersten Blick die Kosten bei der individuellen Softwareentwicklung höher erscheinen als das bloße Erwerben von Lizenzen bestehender Tools, rechnet sich die Entscheidung für die maßgeschneiderte Variante im Nachhinein dennoch meistens. Denn eine individuelle Lösung zielt darauf ab, die Effektivität zu erhöhen und gleichzeitig Kosten einzusparen. Eine aufwändige Konfiguration und Implementierung fällt weg, wodurch mehr Zeit und Ressourcen für das eigentliche Kerngeschäft bleiben.
Gerade kleinere und mittelständische Unternehmen haben zudem oftmals nicht die finanziellen Mittel, um umfangreiche Anwendungen im Bereich ERP, ECM, Lagerverwaltung oder Informationsmanagement zu stemmen. Auf der anderen Seite können die Standardlösungen auch nicht immer die gewachsenen Arbeitsabläufe abbilden.
Individuelle Software bringt Struktur in Geschäftsprozesse und verschafft somit einen Wettbewerbsvorteil. Zudem lässt sich die individuelle Lösung bei Veränderungen in Prozessen flexibel an diese Gegebenheiten anpassen. So kann sichergestellt werden, dass die Anwendung immer genau die Funktionalitäten bietet, die das Unternehmen in diesem Moment benötigt.
Zudem ist die Einführung eines neuen Systems im Unternehmen häufig ein Stolperstein. Mitarbeiter haben beispielsweise seit Jahren mit der bestehenden Excel Tabelle gearbeitet oder sich daran gewöhnt, Prozesse in Papierform abzubilden. Nun soll sich so vieles ändern, was den gewohnten Arbeitsalltag beeinflusst. Bei individuellen an das jeweilige Unternehmen angepassten Softwarelösungen ist die Akzeptanz bei der Einführung meist wesentlich größer, als bei Standardlösungen. Auch die Integration in die bestehende IT-Landschaft ist bei Individualsoftware unkomplizierter, denn es müssen nicht Prozesse an die Standardsoftware angepasst werden, sondern die Lösung wird an die Prozesse angepasst. Somit bleiben die Prozesse, die sich bereits etabliert haben, erhalten.
Gerade wenn die benötigte Software den Kern des Geschäftsmodells darstellt, gibt es zumeist keine passende Standardlösung. Ein großer Vorteil einer individuellen Lösung ist hierbei nicht nur die Flexibilität, sondern auch die Tatsache, dass der Sourcecode Eigentum des Unternehmens ist und bleibt.
Individuelle Lösungen und Tools können so in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden, dass der größtmögliche Nutzen entsteht (Stichwort: IT Interoperabilität).
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