In der EU sind beispielsweise Unternehmen, die Tabakerzeugnisse produzieren, dazu verpflichtet, die Inhaltsstoffe vor dem Start der Produktion an ein einheitliches elektronisches Portal – EU-CEG – zu übermitteln. Dieses Portal wurde geschaffen, um die Verwaltungslast für Unternehmen und Regulierungsbehörden zu reduzieren und Daten besser vergleichen zu können. Das Instrument wurde von der Europäischen Kommission in enger Zusammenarbeit mit den Mitgliedstaaten und Interessenträgern der Industrie entwickelt und wurde im Mai 2016 in Betrieb genommen. Ziel ist die rasche Prüfung, ob ein Produkt den Vorgaben der EU entspricht, bevor dieses in die Produktion geht.
Für einen unserer Kunden haben wir ein System entwickelt, welches zwischen seinem SAP-System und dem Portal der EU angesiedelt ist. Wenn ein neues Produkt entwickelt wird, wird das Rezept hierfür in SAP hinterlegt. Jede Nacht werden diese Daten der Inhaltsstoffe von SAP in das von uns entwickelte System übertragen. Das System steuert dann vor Beginn der Produktion die Anmeldung bei der EU, die Übermittlung der Daten und die Vergabe der Produkt IDs. Sobald die Übermittlung abgeschlossen ist, meldet das System wiederum an SAP zurück, dass die Produktion mit den jeweiligen Produkt IDs starten kann.
Vor der Einführung unseres Systems wurde dieser gesamte Prozess mit Excelsheets durchgeführt, was nicht nur sehr aufwändig und fehleranfällig war, sondern zudem ein großes Sicherheitsrisiko darstellte, da es hier um das Handling mit hochsensiblen Daten geht. Durch die Verwendung unseres Systems, welches individuell an die Anforderungen unseres Kunden angepasst wurden, konnten wir ein weiteres Excel-Killer Projekt erfolgreich umsetzen.
In der Europäischen Union gibt es diverse weitere Branchen, in denen Hersteller verpflichtet sind, regelmäßig Daten zu Inhaltsstoffen oder Produkten an spezifische EU-Portale zu übermitteln.
Ein Beispiel hierfür ist die chemische Industrie. Hersteller und Importeure von chemischen Stoffen müssen gemäß der REACH-Verordnung (Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction of Chemicals) Daten zu den Eigenschaften und Verwendungen ihrer Chemikalien an die Europäische Chemikalienagentur (ECHA) übermitteln. Hierfür wird die Software IUCLID verwendet, die die Erfassung, Speicherung und den Austausch von Daten über chemische Stoffe ermöglicht.
Auch Hersteller von Lebensmitteln müssen gemäß der Lebensmittelinformationsverordnung (LMIV) detaillierte Angaben zu ihren Produkten machen. In Deutschland bietet die ZENTRAG eG hierfür ein LMIV-Portal an, das alle erforderlichen Informationen übersichtlich bereitstellt und die Verwaltung von Produktspezifikationen ermöglicht.
Eine weitere Branche, die regelmäßig Daten an EU-Portale übermitteln muss, ist die Kosmetikindustrie. Hierfür gibt es die CosIng-Datenbank, eine frei zugängliche Datenbank der Europäischen Kommission, die Informationen zu Inhaltsstoffen von Kosmetika bereitstellt. Hersteller können hier Daten zu ihren Produkten einsehen und vergleichen.
Auch Hersteller von Wasch- und Reinigungsmitteln sind verpflichtet, Informationen über die Zusammensetzung ihrer Produkte an das Bundesinstitut für Risikobewertung (BfR) zu übermitteln. Seit 2021 erfolgt dies über das europäische Online-Portal ECHA Submission Portal im PCN-Format (Poison Centres Notification).
Diese Beispiele verdeutlichen, dass in verschiedenen Branchen regelmäßige Datenübermittlungen an EU-Portale erforderlich sind. Die Entwicklung von Schnittstellen zwischen internen Systemen und diesen Portalen kann Unternehmen dabei unterstützen, den Prozess zu optimieren und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
Gerne automatisieren wir auch Ihren Übermittlungsprozess!