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Der elektronische Workflow von Urlaubsanträgen – was, warum und wie?

Der elektronische Workflow von Urlaubsanträgen – was, warum und wie?

17/01/2020

Urlaub – eine schöne Aussicht, oder? Aber bevor wir den Koffer packen und ans Meer oder in die Berge fahren, müssen wir ein Urlaubsantragsverfahren durchlaufen. Das ist nicht immer einfach. Die Mitarbeiter können es manchmal kaum glauben, aber der lange und komplizierte Ablauf der Urlaubsanträge ist auch für den Arbeitgeber unangenehm. Warum?

Der Workflow von Urlaubsanträgen oder ein Labyrinth?

Erleben wir es noch einmal: Urlaubspläne zuerst. Wir sprechen nicht über den Begriff des Urlaubs. Wichtiger ist, wie man Urlaub plant, um die Ferien anderer Mitarbeiter oder den Betrieb des Unternehmens nicht zu stören.

Was ist mit den Formularen? Wenn wir eine Firmenpapierbasis haben – das ist toll. Wenn wir in die Schubladen schauen müssen oder zu den Rahmen gehen müssen – es ist ein bisschen schlimmer. Was kommt als nächstes? Die Genehmigung des Teamleiters? Alle notwendigen Unterschriften sammeln und das Formular an die Personalabteilung weiterleiten? Letzter Stempel und wir können verreisen. Wir müssen nur noch aus dem Irrgarten herauskommen.

Für die Mitarbeiter ist ein solcher Workflow von Urlaubsanträgen problematisch – man muss sich um alles selbst kümmern, viel hängt davon ab, ob man als Vorgesetzter vor Ort ist. Der Arbeitgeber wiederum ist sich nicht sicher, ob es dem Mitarbeiter gelingt, ihn schnell genug über seine Urlaubspläne zu informieren. Auch kann nicht verschwiegen werden, dass es ein langer, mühsamer Prozess ist. Können Sie etwas dagegen tun?

Wie können Sie den Dokumenten-Workflow in Ihrem Unternehmen verbessern?

Wir haben lange darüber nachgedacht und uns ein paar Gedanken gemacht:

Vereinfachen Sie die Kommunikation – um den Umlauf von Dokumenten in Ihrem Unternehmen zu verbessern, sollten Sie über eine kleine Revolution unter den schon immer verwendeten Formularen und Drucken nachdenken. Die Überprüfung der verwendeten Dokumente und die Überprüfung der bestehenden Verfahren wird den Umlauf der Urlaubsanträge verbessern. Wenn wir die Prozesselemente, die nichts dazu beitragen, wegwerfen, kann die Zustellung der Anträge beschleunigt werden.

Reorganisation der Dokumentenarchivierung – natürlich ist die Ablage von HR-Dokumenten schon allein aus Gründen der Kontrolle notwendig. Allerdings sind Unternehmensarchive nicht immer benutzerfreundlich. Vielleicht lohnt es sich nicht, sich an analoge Lösungen zu klammern und über eine Cloud oder ein Firmen-Intranet nachzudenken? Wir haben bereits über die Vorteile des letzteren geschrieben, aber wenn Sie nach einer guten Möglichkeit suchen, andere als Aktenstapel zu archivieren, sollten Sie eine solche Lösung in Betracht ziehen.

In den elektronischen Umlauf von Urlaubsanträgen im Unternehmen einsteigen – teuer und kompliziert? Nicht unbedingt! Stellen Sie sich vor, dass Sie den im vorigen Absatz beschriebenen Weg von Ihrem Computer aus gehen.

Der elektronische Fluss der Urlaubsanträge – wie funktioniert das?

Sie gehen auf die entsprechende Registerkarte des Intranets, wählen die Option „Urlaubsantrag stellen“ und klicken. Sie sehen alle Informationen, die Sie benötigen – wie viele Urlaubstage Sie dieses Jahr noch nehmen können oder wer Ihren Antrag annehmen soll. Sie wählen die Art des Urlaubs, markieren den ersten und letzten Tag und senden ihn an Ihren Vorgesetzten. Und voila – der Antrag auf Urlaub landet bei Ihrem Vorgesetzten.

Die nächsten Schritte sind bereits auf seiner Seite. Seine Aufgabe ist es, den Antrag anzunehmen oder abzulehnen, aber in jeder Situation erhalten Sie sofort eine Nachricht. Ihr Urlaub wird im Kalender markiert. Alle Mitarbeiter wissen, wann sie Sie nicht mit Fragen und Emails überhäufen sollen. Die Stornierung oder Änderung des Urlaubsdatums erfolgt im gleichen Modus. Also, wie Sie sehen, ganz einfach.

Wie sieht der elektronische Workflow von Urlaubsanträgen aus Sicht des Arbeitgebers aus? Genauso einfach: Die Anträge der Mitarbeiter sind im Intranet sichtbar. Der Vorgesetzte kann überprüfen, ob der Kunde, für den seine untergeordneten Mitarbeiter tätig sind, über den geplanten Urlaub informiert wurde und ob er nichts dagegen hat. Er kann die Personalabteilung in den Urlaubsgenehmigungsprozess einbeziehen. Er koordiniert auch den Prozess der Verschiebung oder Stornierung des Urlaubs vollständig. Er kann jederzeit überprüfen, welcher Mitarbeiter sich im Urlaub befindet und wann er wiederkommt. Wir erinnern Sie daran: ohne Kunden zu telefonieren, an einer Stelle im Intranet.

Klingt gut? Kontaktieren Sie uns – wir bereiten Ihnen eine solche Lösung vor!

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