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Caceis und Dokumentenmanagementsystem – wir kümmern uns um alles!

Caceis und Dokumentenmanagementsystem – wir kümmern uns um alles!

25/11/2019

Die meisten unserer Kunden haben ihre eigenen IT-Abteilungen. Das reicht für das System des täglichen Wartungsunternehmens, aber manchmal ist es zu wenig, um lange, komplizierte Prozesse durchzuführen. In diesem Fall lohnt es sich, einige Aufgaben an Spezialisten zu vergeben. Caseis, eine Tochtergesellschaft von Credit Agricole, tat genau das. Möchten Sie wissen, wie wir ihr Problem mit dem neuen Dokumentenmanagementsystem und einigen anderen Lösungen gelöst haben?

Dokumentenmanagementsystem – Papiere in gutem Zustand

Caceis ist ein modernes Unternehmen. Sie schätzen die neuen nützlichen Lösungen, so dass sie eine SharePoint-Plattform als Intranet und viele Anwendungen zur Verwaltung der Dokumentation nutzen. Wenn wir „viel“ sagen, bedeutet das wirklich viel – fast 100 Werkzeuge. Je mehr, desto besser, können Sie sagen, aber wir können Ihnen nicht ganz zustimmen.

Ja, viele Tools können die Arbeit erleichtern. Aber wenn Mitarbeiter Dokumente in verschiedenen Anwendungen verwenden und gemeinsam nutzen, könnte die Arbeit etwas ungeordnet werden – Dateien sind aufgeteilt und organisiert…. nicht so toll. Damit die Mitarbeiter richtig arbeiten konnten, war es notwendig, alle Dokumente zu vereinheitlichen und eine Datenbank zu erstellen.

Das Management von Caceis sah das und fragte sich, wie man diesen Prozess verbessern kann. Sie fragen nach der Schaffung eines einheitlichen Dokumentenmanagementsystems.

Zuerst halfen wir unserem Kunden bei der Gestaltung des Systems und berieten, welche Attribute notwendig sind und wer Zugriff auf verschiedene Daten haben sollte. Dann hatten wir eine große Aufgabe zu erledigen – die Migration aller Dokumente aus alten Anwendungen nach SharePoint. Es war ein langer und wichtiger Prozess, der gut durchgeführt werden musste. Wir haben unser ganzes Know-How benötigt, damit das DMS für alle einwandfrei funktionierte.

Die Speicherung und Verwaltung von Dokumenten ist eine Sache. Aber es ist auch wichtig, die Möglichkeit zu haben, sie im Team zu diskutieren. Das Review-Tool – die Lösung, die wir im Caceis-System entwickelt und implementiert haben – ermöglichte es, Dateien an eine Gruppe von Personen weiterzugeben und Feedback von ihnen zu erhalten, bevor sie für die Öffentlichkeit freigegeben werden. Alle Kommentare, die Mitarbeiter in Dokumenten hinterlassen haben, sind für die Personen in der Gruppe sichtbar und leicht zu finden.

Migration auf DMS – wie geht das?

Wie wir bereits sagten – die Migration all dieser Daten nach SharePoint und die Implementierung von DMS war ein langer und komplizierter Prozess. Caceis hat ein großes Entwicklungsteam, aber jemand musste mit ihnen sprechen, alles klären und die Migration leiten. Es wurde ein guter Vendor Manager benötigt – also sind wir hier.

Das IT-Team von Caceis hatte alle Anwendungen gepflegt. Sie kennen ihre Anwendungen sehr gut, aber eine Migration eines DMS erforderte etwas mehr Erfahrung. Sie brauchten einen Projektmanager, der weiß, wie man es richtig macht. Auf Grundlage unserer Expertise haben wir den gesamten Prozess geplant und begleitet

Die neue Niederlassung von Caceis – wir richten es ein.

Doch damit war noch nicht vorbei. Caceis eröffnete eine neue Niederlassung in Frankfurt. Es war klar, dass an der neuen Stelle das gleiche System und die gleichen Werkzeuge benötigt würden. Vialutions war für die Einrichtung im Büro verantwortlich – Erstellung einer IT-Infrastruktur, IT-Administration und Migration einer Geschäftsanwendung.

Das war ein herausfordernder Teil, aber auch – das ist unser Kerngeschäft und wir wissen alles darüber. So verbrachten wir einige Zeit damit, perfekte Arbeitsmöglichkeiten für unseren Kunden vorzubereiten, und der Effekt war, dass die Niederlassung in time und budget ihre Arbeit aufnehmen konnte.

Wir arbeiten seit zwei Jahren mit Caceis zusammen. Während dieser Zeit haben wir viel in ihrer Arbeitsorganisation verändert. Wir sind froh und stolz, dass wir ihnen helfen konnten, ihre Arbeitsabläufe zu verbessern. Noch mehr freut es uns, dass alle von uns entwickelten Lösungen die Arbeit für die Anwender effizienter gestaltet. Das ist ein wirklich gutes Gefühl!

 

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